Digitalisierung HR
Die Personalabteilung ist nicht nur Begleiter des Transformationsprozesses, sondern auch selbst davon betroffen. Die Chancen einer aufeinander abgestimmten Softwarelandschaft im HR-Bereich sind immens und öffnet den Raum, dass sich HR mit der eigentlichen HR-Arbeit beschäftigt. Die Personalverwaltung bis hin zur Lohnabrechnung werden zur Nebensache mit Hilfe einer ganzheitlichen IT-Umgebung!
Herausforderung
Die Softwarelandschaft in der Personalabteilung kann sehr komplex sein, wie das nachfolgende Beispiel zeigt.
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Die Möglichkeiten der Digitalisierung des HR-Bereichs sind schon weit vorangeschritten. Die Auswahl an _Softwaresystemen ist immens, allein die Möglichkeiten, die Künstliche Intelligenz bietet, nehmen von Tag zu Tag zu. Die Frage ist daher, sind meine Tools zukunftsfähig und wie harmonieren diese Tools miteinander, bzw. erfolgt der Datenaustausch zwischen den einzelnen Tools reibungslos?
In der Praxis finden sich immer wieder eine Reihe an “Insellösungen”, die dazu führen, dass Daten wiederholt erfasst werden müssten. Z. B. Einstellung neuer Mitarbeiter: Die Unterlagen und viele relevante Daten sind im Bewerbermanagement-Tool. Der Arbeitsvertrag wird manuell erstellt, d. h. Adressdaten und Details zum Anstellungsverhältnis werden manuell erfasst, weitere Informationen für den Betriebsrat zusammengefasst und dann wird der neue Mitarbeiter nochmals in der Personaleinsatzplanung händisch erfasst und wenn es schlecht läuft, in der Lohnabrechnung nochmals.
Immer wieder zeigt sich in der Praxis, dass einzelne Tools “gesetzt” sind, beispielhaft sei genannt: Personaleinsatzplanung in der Pflege, weil an der Einsatzplanung auch noch die sehr komplexe Abrechnung der Leistung mit den Kostenträgern gesteuert wird. Oder die Zeitwirtschaft hängt mit der Maschinensteuerung zusammen, dass am Ende die Daten für die Stück-Kalkulation und -abrechnung liefert. Oder Softwarekomponenten sind gesetzt, weil “damals” die Einführung sehr herausfordernd oder mit viel “Schmerzen” verbunden war. Oder man möchte die involvierten Akteure nicht mit zusätzlichen Projekten belasten. Die Konstellationen sind sehr vielfältig.
Hierzu fällt mir immer wieder die schöne Geschichte vom Holzfäller und dem Wanderer ein: Der Wanderer sieht einen Holzfäller, der sich mit einer stumpfen Axt abmüht und fragt ihn, warum er diese nicht schärft. Der Holzfäller antwortet, dass er keine Zeit hätte, er müsse ja Bäume fällen…
Hier gilt es, in einer kritischen Bestandsaufnahme in der Personalabteilung nach Lösungen für die Zeitfresser zu suchen.
Nachfolgend die Beschreibung einiger wichtiger Teilbereiche in der digitalisierten HR
Rekrutierung/Onboarding
Zeitgemäß ist heute ein Attendee Tracking System (ATS), ein Bewerbermanagementsystem. Stellenanzeigen werden von dort aus auf der Homepage und ggf. auch auf Stellenbörsen und in den sozialen Medien platziert. Die Zeitungsanzeige ist heute in vielen Fällen nicht mehr so zielführend. Ein Controllingsystem trackt den Erfolg der einzelnen Wege um das begrenzte Budget möglichst zielgerichtet einzusetzen und Ableitungen für zukünftige Suchaktivitäten zu erhalten..
Ein gutes System hilft wenig, wenn der Prozess dazu nicht an Zielgruppe und den Bedürfnissen angepasst ist. Z. B.in bestimmten Berufsgruppen bewerben sich die Kandidaten vorzugsweise mit dem Smartphone. Wenn dann vom ATS Pflichtfelder für Lebenslauf, Motivationsschreiben und Zeugnisse vorgesehen sind, ist es wenig überraschend, dass es zu einer hohen Zahl an Abbrüchen im Prozess kommt. Es gibt wunderbare Ki-gestützte Helferlein, die eine wertschätzende Kommunikation mit den Kandidaten aufbaut, weitere notwendige Informationen erhebt und am Ende das Vorstellungsgespräch terminiert.
Hierzu ein Beispiel, wie die KI mit einem Bewerber via WhatsApp kommuniziert:
Der Kommunikationsstil, die zu stellenden Fragen (bzw. besser die benötigten Antworten) werden vorher definiert. So wird auf eine charmante Art zielgruppengerecht eine erste Bindung aufgebaut.
Die KI-basierte Kommunikation endet mit der Terminierung des Vorstellungsgesprächs
Eine hohe Zahl an neuen Mitarbeitern zweifeln am ersten Tag, ob die Entscheidung, in diesem Unternehmen zu arbeiten, richtig ist. Im Prozess und im Gespräch muss das gesprochene Wort im Vorstellungsgespräch mit der Realität im Unternehmen übereinstimmen, hier kann schon eine Ursache für Frühfluktuation liegen. Weitere Maßnahmen zum gelungenen Start sind solide und wertschätzende Onboarding- und Einarbeitungsprozesse im Rahmen einer ansprechenden Willkommenskultur.
Workforce-Management-System (WFM)
Die Personaleinsatzplanung unterscheidet sich von Branche zu Branche. Im Handel orientiert sich die Personalplanung eher am Kunden- oder Liefer-/Bestellaufkommen, was zum Teil auch stündlich schwanken kann (Stichwort Warteschlangen an der Kasse). In der Industrie ist das Auftragsvolumen maßgeblich und andere Kriterien finden Berücksichtigung. Ziel ist, das Personal in der richtigen Qualifikation und Quantität einzuplanen. Dies kann über ein WFM erfolgen
Wie viel und wann Personal benötigt wird, kann mit teils sehr aufwändige KI-basierte Forecastingtools ermittelt werden. Diese Systeme optimieren den Personaleinsatz (und vermeiden dabei Stresssituationen durch fehlerhafte Personalplanungen oder Überbesetzungen) und eröffnen den Mitarbeitenden mehr Flexibilität. Neue mitarbeiterorientierte Arbeitszeitmodelle (z. B. Verteilung der Arbeitszeit auf 4 Tage, oder familienorientierte Arbeitszeitwünsche) lassen sich mit einem WFM relativ gut und schnell stressfrei administrieren. Über Selfservice-Apps erfolgt effizient die Kommunikation mit den Mitarbeitenden. In aller Regel ist mit dem WFM die Zeitwirtschaft und Zugriffssteuerung verknüpft. Die Daten fließen in die Lohnabrechnung ein.
Zeitdaten in Kombination zur Ausbringungsmenge eröffnen ein weites Feld des Benchmarkings und Besetzungsoptimierung. Low-Performer oder Zeitfresser können identifiziert, trainiert oder abgestellt werden.
Aus umgesetzten Projekten kann ich berichten, dass ein sehr gut eingestelltes WFM mit begleitenden Maßnahmen (Prozessoptimierungen) Personalkosten bis zu 12,7 % reduziert wurden!!! Und das bei gleichzeitiger höherer Mitarbeiterzufriedenheit durch den Flexibilitätsgewinn!
Zeitwirtschaft
Das EuGH Urteil C-55/18 von 2019 (durch das BAG 1 ABR 22/21 in 2022 bestätigt) hat Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeit aufzuzeichnen. Der Entwurf des Gesetzes (Stand Anfang 2024) sieht eine elektronische Erfassung (mit wenigen Ausnahmen) vor. Die Verantwortung liegt beim Arbeitgeber und Fehlverhalten kann sanktioniert werden, der Bußgeldkatalog reicht bis zu 50.000 €.
Zu Berücksichtigen ist, dass die Einführung einer Zeiterfassung mitbestimmungspflichtig ist.
Anmerkung von meiner Seite: eine Vertrauensarbeitszeit ist auch mit Zeiterfassung möglich! Es muss sichergestellt werden, dass Verstöße gegen Arbeitszeitnormen frühzeitig erkannt werden und gegengesteuert wird.
Die Zeitdatenerfassung eröffnet in vielfältiger Hinsicht neue Möglichkeiten, z. B. Schichtbeginn um 6 Uhr (und ab da zählt die Zeit), automatisierte Pausenregeln oder exakte Erfassung, Kontrolle der genehmigten Mehrarbeit, Flexibilität durch Arbeitszeitkonten, usw.
Beachte: Die Zeitdaten müssen am Monatsende effizient in den Lohnabrechnungsprozess einfließen.
Lohnabrechnung
Am Monatsende erwarten die Mitarbeitenden ihren Lohn bzw. ihr Gehalt. Basierend auf den Daten des WFM oder anderen Quellen (Zeiterfassung, Tarifverträge, Individualvereinbarungen etc.) wird die Lohnabrechnung erstellt.
Personal in der HR-Abteilung ist in den meisten Unternehmen limitiert und häufig mit zu vielen Aufgaben betraut. Der bürokratische Aufwand steigt von Jahr zu Jahr. Hier stellt sich die Frage, ob administrative Aufgaben, wie z. B. die Lohnabrechnung, wirklich selbst durchgeführt werden sollte oder ob ein Outsourcing die bessere Alternative darstellt? Das Outsourcing löst in Teilbereichen den Termindruck, die Abhängigkeit von einem Mitarbeitenden in der Lohnabrechnung, spart die Softwarekosten und den nicht unerheblichen Schulungsaufwand durch die Vielzahl an gesetzlichen Änderungen.
Personalentwicklung (PE)
Mitarbeitende müssen langfristig beschäftigungsfähig sein. Mitarbeitergespräche sind ein wesentlicher Ausgangspunkt für die PE. Im Gespräch wird die aktuelle Situation besprochen und auch in die Zukunkft geblickt. Themen sind unternehmerische und persönliche Ziele. In gut geführten Gesprächen können sich die Mitarbeitenden einbringen und so die Zukunft des eigenen Arbeitsplatzes und die Entwicklung des Unternehmens mitgestalten.
Um die gemeinsam fixierten Ziele zu erreichen, können Aktivitäten abgeleitet werden. Viele dieser Maßnahmen beziehen sich auf die Weiterentwicklung der Mitarbeitenden. Mit Hilfe von Tools wird der Prozess strukturiert, die Ergebnisse konsolidiert und konkrete Bedarfe abgeleitet. Teile der Maßnahmen können mit Lernmanagementsystemen (LMS) abgedeckt werden, andere Ansprüche müssen mit individuellen Maßnahmen bedient werden. Die Systemlandschaft führt zu Struktur und Transparenz in eine komplexe Thematik und die HR kann gezielt und gestalterisch mit diesen Informationen die Mitarbeitenden und somit das Unternehmen langfristig erfolgreich machen.
Digitale Personalakte
Die allermeisten Personalprozesse enden in der Personalakte – jedoch automatisiert und können entsprechend der Rechtezuordnung von z. B. Vorgesetzten eingesehen werden.
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