Arbeitnehmerüberlassung

Zeitarbeit wird häufig nur genutzt, um einen vorübergehenden Personalbedarf zu decken. Dabei kann Zeitarbeit einen großen Beitrag zur strategischen Personalarbeit leisten. Nachfolgend einige Beispiele.

  • Der Rekrutierungsaufwand ist in den letzten Jahren erheblich gestiegen. Zeitarbeitseinsatz ist gerade bei geringeren personellen Ressourcen in der HR-Abteilung eine interessante und hilfreiche Möglichkeit, Besetzungen vorzunehmen. Die Personaldienstleister haben mehr Erfahrung und meist den besseren Marktzugang (da dies deren Kernkompetenz ist). Somit könnte die HR-Abteilung von Rekrutierungsbemühungen entlastet werden.
  • Wir leben und arbeiten in einer VUCA Welt (volatility/Volatilität, uncertainty/Ungewissheit, complexity/Komplexität, ambiguity/Ambiguität. Dies wurde und wird uns drastisch in der Corona-Pandemie und weiteren Krisen bewusst. Zeitarbeit bietet gerade bei schnellen Auf- oder Abbausituationen gute Möglichkeiten
  • Die Arbeitswelt verändert sich rasant, aber die genaue Richtung ist schwer zu bestimmen. Tätigkeiten, die heute von Menschen vorgenommen werden, könnten demnächst nicht mehr anfallen, da diese eine Maschine besser und günstiger verrichten kann. Neue Tätigkeiten und -felder entstehen. Dies führt insgesamt dazu, dass sich Unternehmen flexibel aufstellen müssen und sich bei aktuellen Anstellungen fragen: gibt es den zu besetzenden Arbeitsplatz in 5 oder 10 Jahren noch, wenn Nein, dann stellt sich die Frage, ob der anzustellende Mitarbeiter auch das Potenzial für zukünftige Betätigungsfelder hat. Ggf. macht es Sinn, diesen Arbeitsplatz dann eher mit einem Zeitarbeiter zu besetzen.

Unternehmen müssen flexibel auf Veränderungen reagieren können. Die Frage ist nur; wie flexibel? Welcher Zeitarbeitsanteil ist sinnvoll? Häufig wird hier eine Zahl zwischen 10 und 15 % genannt. Diese pauschale Annahme berücksichtigt aber nicht viele Aspekte, welche diesen Anteil beeinflussen. Unternehmen, die saisonal stärkeren Schwankungen ausgesetzt oder in einem unsicheren Umfeld unterwegs sind, benötigen sicher mehr Flexibilität als andere Unternehmen. Auch anstehende Veränderungen können mitels Zeitarbeit besser gestaltet werden. Auf der anderen Seite müssen auch die Risken eines zu hohen Zeitarbeitanteils betrachtet werden. Als Stichworte sind hier Überfremdung, Loyalität der externen Kräfte, Gefahren durch eine höhere Fluktuation in der Arbeitnehmerüberlassung etc. genannt. 

Siehe auch Kennenlernangebote.

Die Erfolgsfaktoren für den Zeitarbeitseinsatz im Unternehmen:

Durch unsere Beratungsarbeit schaffen wir Transparenz, nutzen die Vorzüge flexibler Arbeit und schaffen Perspektiven für den Kunden, die Personaldienstleister und die Zeitarbeiter. An den Bedürfnissen der Akteure (Kunde, Zeitarbeiter und Personaldienstleister) ausgerichtete Beratung führt für alle Beteiligte zu Win-Win-Win-Situationen.

In Zeitarbeit stecken Chancen aber auch Risiken! Zeitarbeit ist seit Jahren stark reglementiert. Mit der 2017 durchgeführten AÜG-Reform kam ein Sanktionenkatalog mit erheblichen Haftungsrisiken für Personaldienstleister und Kunde dazu. Erschwerend dabei ist, dass die Rechtslage noch immer nicht so ganz eindeutig ist. Die Schwachstellen zu kennen, die wesentlichen Aspekte, die Risiken beinhalten könnten, müssen identifiziert werden und ein Frühwarnsystem etabliert werden. In der Pandemie und auch in der derzeit herausfordernden Zeit ist die Subsidiärhaftung stärker als Risiko zu beachten.

In einem Gerichtsurteil zur Subsidiärhaftung hat der Richter sehr schön und deutlich zum Ausdruck gebracht, dass es schon zur Pflicht der Entleiher gehören würde, sich regelmäßig zur Seriösität seiner Geschäftspartner Gedanken zu machen.

Unser Konzept des zeitarbeitsbasierten Compliance Management Systems hat sich schon in der Pandemie bewährt. Alle kritischen Dienstleister in den Projekten wurden identifiziert und entsprechende Maßnahmen eingeleitet. Haftungsfragen sind für unsere Kunden seit Jahren kein Thema mehr!

Zur Risikominimierung gehört auch, dass Gesetze und Verordnungen eingehalten werden:

Damit Kandidatenvorschläge überhaupt mögliche Kunden unterbreitet werden können, müssen DSGVO-konforme Maßnahmen etabliert sein. Die Überlassung muss durch einen unterschriebenen Überlassungsvertrag inkl. Voraussetzungen vor Beginn der Überlassung vereinbart sein. Wenn’s mal schnell gehen soll, ist das ein Hindernis.Fristen sind einzuhalten, etwaige Branchenzuschläge und „Equal Pay“ zu beachten. Es gibt kaum ein Projekt, bei welchem ich nicht kleine oder teilweise große Verstöße finde. Wenn die internen Hausaufgaben gemacht sind, kann mit einem webbasierten Vendor Management System eine rechtssichere Lösung geschaffen werden.

In meinem Buch zu den Risiken in der Zeitarbeit (ISBN 9783 7543 00862) gibt es viele Hinweise wie Sie Risiken erkennen und minimieren können. Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, um die richtigen Vorkehrungen zu treffen. Neben der Etablierung eines Risikomanagements gehört auch eine ganzheitliche Personalstrategie mit Zeitarbeit flexibel und erfolgreich zu arbeiten. Gerne stehen wir für ein Gespräch zur Verfügung!

Das Buch kannn via Amazon für 14,99 € oder bei uns bestellt werden.

Die Frage nach den richtigen Personaldienstleistern ist elementar für den Erfolg – genauso wie das Aufsetzen effizienter und geeigneter Prozesse.

Bisher arbeiten viele Unternehmen, die Zeitarbeiter benötigen, auf „Zuruf“. Bedarfe werden dem Personaldienstleister persönlich/telefonisch/per Mail gemeldet. Welche Dienstleister angefragt werden, ist häufig situationsabhängig. Dies führt dazu, dass sich Dienstleister regelmäßig beim Kunden melden und sich „in Erinnerung bringen“. Diese Akquiseanrufe stören den Arbeitstag des Angerufenen.

Nach der Kundenanfrage werden die Profile per Mail vom Dienstleister verschickt, welche hausintern ebenfalls per Mail weitergeleitet werden, usw. Je nach Mailaufkommen kann eine Entscheidung sehr lange dauern.

Bei diesem Ablauf, der aus datenschutzrechtlicher Sicht mit Risiken verbunden ist, wird u. U. Zeit vergeudet, die in diesem schnelllebigen Business dazu führen kann, dass interessante Kandidaten sich zwischenzeitlich anderweitig entscheiden. Hintergrund ist, dass Dienstleister Kandidaten auch anderen Kunden vorschlagen (können), bzw. die Kandidaten auch bei anderen Dienstleistern Bewerbungen offen haben.

Abbildung: Beispiel manueller Prozess Zeitarbeit

Ein Vendor-Management-System(VMS) kann den zeitlichen Vorgang beschleunigen und zu einer weiteren internen Entlastung führen:

 

Abbildung: Beispiel Prozesse Vendor Management System

Die Grafik ist nicht abschließend. Denkbar ist eine Verknüpfung mit dem WFM, um etwaige Bedarfe direkt aus dem WFM bei den Personaldienstleistern zu platzieren. Das VMS ergänzt um Zeitdaten liefert die Basis für die Rechnungskontrolle bis hin zum Gutschriftsverfahren.

Die Herausforderung ist, dass einige Anbieter solcher VMS Tools (=Softwarehäuser) gar kein Interesse haben, einen “Endnutzer” (=Entleiher) direkt zu bedienen. Hintergrund ist die durchaus komplexe Pflege des Systems, welches ein profundes Wissen rund um Zeitarbeit voraussetzt. Der häufigste Ansatz ist, dass über einen Master, MSP oder über einen anderen Service-Level ein VMS implementiert wird.

Eine Einführung sollte aber nie ohne vorherige kritische Betrachtung des Ist-Prozesses erfolgen. Nicht jedes System ist für jede konkrete Anforderung geeignet. Am Ende muss evtl. auch die Datenlage angepasst werden, z. B. das Pricing muss so gestaltet werden, dass die Systeme das auch so verarbeiten können.

Rechnet sich ein solches System überhaupt? In aller Regel sind die Kosten geringer als die quantifizierbaren Prozesskosten, die eingespart werden. On Top gibt es eine Reihe an qualitativen Vorteilen und dann lohnt sich ein solches System!

Die wesentlichen Funktionen:

  • Differenzierung zwischen A,B,C-Dienstleister
  • Anfragen mit standardisierten Profilen sorgen für eine klare Struktur
  • Die Personaldienstleister stellen das Profil in das VMS ein und dies erscheint bei den Bedarfsträgern gem. den entsprechenden Einstellungen
  • Die Performance der Dienstleister, die Zeit, die in einzelnen Schritten vergeht, kann gemessen werden
  • Das Profil ist nur im System gespeichert und kann dort vom Einsteller (Personaldienstleister) administriert werden. Das Datenschutzrisiko wird minimiert
  • Neben Profil können auch erforderliche Zertifikate etc. wie Staplerschein, Schweißernachweis, Kranschein usw. mit hochgeladen werden
  • Erinnerungsfunktionen weisen den Bedarfsträger darauf hin, dass noch Profile zu prüfen sind
  • Rückfragen, die Terminierung von Vorstellungsgesprächen, Probetagen und die Entscheidung wird über das VMS abgebildet, dokumentiert und ausgewertet.
  • Etwaige Freigaberegelungen können im System hinterlegt werden und diese werden systematisch abgearbeitet
  • Der Überlassungsvertrag (idealerweise als einheitlicher Vertrag für alle Dienstleister im Projekt) kann in den meisten Systemen rechtssicher elektronisch unterschrieben werden
  • Fristenmanagement (Equal Pay, Höchstüberlassungsdauer etc.) und weitere Compliance Themen erfolgen systematisch
  • Integrierte Zeitarbeiterbewertung und -archivierung (hilfreich für erneute Einsätze, aber auch zur Verhinderung des „Drehtüreffekts“)
  • Digitale Archivierung aller relevanten Dokumente
  • Rechtssichere Abmeldung von Zeitarbeitern
  • Automatisierte Ermittlung einer Vielzahl von KPIs wie z.B. Performance-Kennziffern
  • Pflege der Zeitdaten über eine CSV-Schnittstellen
  • Rechnungsprüfung und -vorschau bis hin zu einem Gutschrift-System zur Optimierung des Belegflusses. Basis für die Prüfung, ist die Einhaltung der Rahmenvereinbarungen

Vereinfacht ausgedrückt ist ein WFM ein Personaleinsatzplanungstool, das je nach Ausrichtung auf einem teilweise sehr komplexen Forecasting basiert. Im Zusammenspiel mit der Zeiterfassung liefert das WFM zusätzlich alle erforderlichen Daten für die Lohnabrechnung. Weitere Funktionen schließen sich an.

Im Rahmen einer Projektion können etwaige Personalengpässe identifiziert werden. Diese Engpässe können, je nach Software-Tool, auch an das VMS übertragen werden und mittels diesem Engpässe mit überlassenen Kräften ausgeglichen werden.

Der „Teufel steckt aber im Detail“, nicht jeder Engpass muss mit externen Kräften besetzt werden, hier ist bei der Implementierung auf viele weitere Details zu achten.

Achtung: Es gibt auch findige Personaldienstleister, die den Bedarf direkt beim WFM abholen wollen. Technisch ist dies über entsprechende Schnittstellen keine große Herausforderung, aber konzeptionell hat diese Vorgehensweise einige Schwächen und Fallstricke!

Flexibilität kann ein Unternehmen auf verschiedene Weise erlangen. Je nach personellen Anforderungen, Qualifikationen und Zeithorizonten gibt es einen großen Lösungsraum. In Abhängigkeit von der konkreten Ausgangssituation kann mit Konzepten zu Crowdsourcing, Silver Worker, geschickte Personaleinsatzplanung, Befristungen etc. Zeitarbeit substituiert werden. Aber das hängt am Ende von der Ausgangsposition, den Zielen, den verfügbaren Alternativen und den jeweiligen Kosten ab. 

Kennenlernangebote:

Inhalt: Ermittlung der Stärken und Schwächen Ihres aktuellen Zeitarbeitsumfeldes. Betrachtung der externen Chancen und Risiken bei Ihrem Zeitarbeitseinsatz. Hinweise und Verbesserungsvorschläge

Ihre Zeitinvestition: Vorbereitung ca. 1 Stunde, Telefoninterview ca. 1 Stunde, Berichtsbesprechung ca. 1 Stunde, Bearbeitung der Hinweise und Verbesserungsvorschläge abhängig von der Herausforderung

Vorgehensweise:

Nach Beauftragung erhalten Sie von mir zunächst eine Datenschutz- und Geheimhaltungserklärung. Darüber hinaus eine Information über Daten die Sie bitte zum Telefon-Interview (Termin nach Vereinbarung) bereithalten sollen.

Nach der Datenaufnahme erfolgt eine Bewertung und Aufbereitung in einen Bericht (Dauer ca. 2 Wochen). Dieser Bericht wird im Rahmen eines Telefonats oder Online Videokonferenz erläutert.

Eine weitere Begleitung, um aktiv die Maßnahmen umzusetzen, oder Ihre Mitarbeiter vor Ort zu befähigen und/oder durch mein Training die Hinweise und Verbesserungsvorschläge umzusetzen, ist möglich.

Inhalt: Klärung ob externes Personal im Rahmen eines Werkvertrags/Dienstvertrags/Arbeitnehmerüberlassungsvertrag eingesetzt wird. Werk-/Dienstverträge im Rahmen eines Inhouse-Einsatzes, Risiko Einhaltung des gesetzlichen Mindestlohns, Ermittlung etwaiger Haftungsrisiken, Einhaltung der verschärften und sanktionierbaren Regelungen durch die AÜG-Reform. Speziell für Arbeitnehmerüberlassung: Fristenmanagement, Referenzlohn/Equal-Pay-Thematiken und weitere administrative/bürokratische Hindernisse

Vorgehensweise wie vorher „Stärken-Schwächen-Analyse“ für den Einsatz von Zeitarbeit

Inhalt: Klärung wie hoch der Anteil an externen Kräften sinnvollerweise sein sollte. Dabei wird die besondere Situation des Unternehmens betrachtet, Anforderungen an das Personal, der Personalstand, Chancen und Risiken sowie der allgemeine Bedarf an externen Kräften.

Ergebnis: Eine auf Fakten basierte berechnete Spannweite, in der sich der Anteil an externen Kräften sinnvollerweise kurz-, mittel- und langfristig bewegen sollte.

Ihre Zeitinvestition: Vorbereitung ca. 1 Stunde, Telefoninterview ca. 1,5 Stunden, Berichtsbesprechung ca. 0,5-1 Stunde, Bearbeitung der Hinweise und Optimierungsvorschläge abhängig von den Maßnahmen

Die Arbeitswelt verändert sich durch die 4. industrielle Revolution und durch KI, dies wird noch von der Corona-Pandemie und den nachfolgenden Krisen verstärkt. Was ändert sich und wie können wir darauf reagieren?

Digitalisierung und Automatisierung führen dazu, dass viele Aufgaben für Menschen entfallen, Maschinen übernehmen diese zukünftig. Bei anderen Arbeitsplätzen ändern sich die Anforderungen so stark, dass die Qualifikation der dort eingesetzten Mitarbeiter nicht mehr ausreichen werden.

Auch der Handel verändert sich. Ein gutes Beispiel ist hierzu Amazon Go. Es gibt in diesem Konzept keine Kassenarbeitsplätze mehr. Die Veränderung trifft somit nicht nur den Produktionssektor!

Darin steckt auch eine große Chance: mit geeigneten Maßnahmen kann dem allgegenwärtigen Fachkräftemangel begegnet werden.

Inhalt; Bewertung der Istsituation und Entwicklung möglicher Szenarien

Inhalt: Klärung Ihres Anliegens im Rahmen eines Telefonats. Die weitere Vorgehensweise ist abhängig von Ihrer Aufgabe und der Herausforderung.

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