Zeitarbeit wird häufig nur genutzt, um einen vorübergehenden Personalbedarf zu decken. Dabei kann Zeitarbeit einen großen Beitrag zur strategischen Personalarbeit leisten. Nachfolgend ein paar Beispiele

•  Der Rekrutierungsaufwand ist in den letzten Jahren erheblich gestiegen. Zeitarbeitseinsatz ist gerade bei geringeren personellen Ressourcen in der HR-Abteilung eine interessante Möglichkeit, Besetzungen vorzunehmen. Die Personaldienstleister haben mehr Erfahrung und den besseren Marktzugang (da deren Kernkompetenz). Zeitarbeit gilt als prekäres Arbeitsverhältnis, aber auch hier haben sich die Zeiten gewandelt – die Vorurteile halten sich aber hartnäckig.

•  Wir leben und arbeiten in einer VUCA Welt. Dies wurde und wird uns drastisch in der Corona-Pandemie bewusst. Zeitarbeit bietet gerade bei schnellen Auf- oder Abbausituationen gute Möglichkeiten

•  Die Arbeitswelt verändert sich rasant, aber die genaue Richtung ist schwer zu bestimmen. Tätigkeiten, die heute von Menschen vorgenommen werden, könnten demnächst nicht mehr anfallen, da diese eine Maschine besser und günstiger verrichten kann. Neue Tätigkeiten und -felder entstehen. Dies führt insgesamt dazu, dass sich Unternehmen flexibel aufstellen müssen.
Die Frage ist nur, wie flexibel. Welcher Zeitarbeitsanteil ist sinnvoll? Häufig wird hier eine Zahl zwischen 10 und 15 % genannt. Diese pauschale Annahme lässt aber Aspekte, die diese Zahl beeinflussen, außen vor. Unternehmen, die saisonal stärkeren Schwankungen ausgesetzt oder in einem unsicheren Umfeld unterwegs sind, benötigen sicher mehr Flexibilität. Auch anstehende Veränderungen können via Zeitarbeit besser gestaltet werden. Von Letzterem hängt auch ab, ob Gefahren durch einen zu hohen Anteil ausgehen. Als Stichwort sei hier Überfremdung, Loyalität, Gefahren durch eine höhere Fluktuation in der Arbeitnehmerüberlassung, etc. genannt.

Gibt es Alternativen zu Zeitarbeit? Ja, und sogar richtig interessante!

Auch die Frage nach den richtigen Personaldienstleistern ist elementar für den Erfolg – genauso wie die richtigen Prozesse.

In Zeitarbeit stecken Chancen aber auch Risiken! Zeitarbeit ist seit Jahren stark reglementiert, mit der 2017 durchgeführten AÜG-Reform kam ein deftiger Sanktionenkatalog mit erheblichen Haftungsrisiken für Personaldienstleister und Kunde dazu. Erschwerend dabei ist, dass die Rechtslage nicht so ganz eindeutig ist. Die Schwachstellen zu kennen, die wesentlichen Aspekte, die Risiken beinhalten könnten, müssen identifiziert werden und ein Frühwarnsystem etabliert werden. Coronabedingt ist die Subsidiärhaftung stärker als Risiko zu beachten.

Durch unsere Arbeit schaffen wir Transparenz, nutzen die Vorzüge flexibler Arbeit und schaffen Perspektiven für die Zeitarbeiter. An den Bedürfnissen der Akteure (Kunde, Zeitarbeiter und Personaldienstleister) ausgerichtete Beratung führt zu Win-Win-Win-Situationen.

Zeitarbeitsbasiertes Compliance Management System

Spätestens seit der letzten Reform des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes im Jahr 2017 muss den Verleihern und Entleihern bewusst sein, dass Zeitarbeit administrativ durchaus aufwändig ist und dass Verstöße teuer werden können!
Damit Kandidatenvorschläge überhaupt zu möglichen Kunden geschickt werden können, sind Maßnahmen erforderlich, um DSGVO-konform zu sein. Die Überlassung muss durch einen unterschriebenen Überlassungsvertrag (der auch Voraussetzungen erfüllen muss) vor Beginn der Überlassung vereinbart sein. Wenn’s mal schnell gehen soll, ist das ein Hindernis… Fristen sind einzuhalten, etwaige Branchenzuschläge zu beachten und dann noch Equal Pay. Es gibt kaum ein Projekt, bei dem ich nicht kleine oder teilweise große Verstöße finde… Wenn die internen Hausaufgaben gemacht sind, kann mit einem webbasierten Vendor Management System eine rechtssichere Lösung geschaffen werden

Und dann noch die Subsidiärhaftung: In einem Gerichtsurteil zur Subsidiärhaftung hat der Richter sehr schön und deutlich zum Ausdruck gebracht, dass es schon zur Pflicht der Entleiher gehören würde, sich regelmäßig zur Seriosität seiner Geschäftspartner Gedanken zu machen.

Digitalisierung in der Zeitarbeit Vendor Management System

Vendor Management System

Bisher arbeiten viele Unternehmen, die Zeitarbeiter benötigen, auf „Zuruf“. Bedarfe werden dem Personaldienstleister persönlich/telefonisch/per Mail gemeldet. Welche Dienstleister angefragt werden, ist häufig situationsabhängig. Dies führt dazu, dass sich Dienstleister regelmäßig beim Kunden melden und sich „in Erinnerung bringen“. Diese Akquiseanrufe stören den Arbeitstag des Angerufenen.

Nach der Anfrage des Kunden werden Profile per Mail vom Dienstleister verschickt, die dann noch hausintern ebenfalls per Mail weitergereicht werden, usw. Je nach Mailaufkommen kann eine Entscheidung dauern…

Bei diesem Ablauf, der aus datenschutzrechtlicher Sicht problematisch ist, wird u. U. Zeit vergeudet, die in diesem schnelllebigen Business dazu führen kann, dass interessante Kandidaten sich zwischenzeitlich anderweitig entscheiden. Hintergrund ist, dass Dienstleister Kandidaten auch anderen Kunden vorschlagen (können), bzw. die Kandidaten auch bei anderen Dienstleistern Bewerbungen offen haben.

Abbildung: Prozesse Zeitarbeit

Die wesentlichen Besonderheiten:

• Differenzierung zwischen A,B,C-Dienstleister
• Anfragen mit standardisierten Profilen sorgen für eine klare Struktur
• Die Personaldienstleister stellen das Profil ins VMS ein und dies erscheint bei den Bedarfsträgern gem. Einstellung (die Performance wird gemessen)
• Das Profil ist nur im System und kann dort vom Einsteller (Personaldienstleister) administriert werden. Das Datenschutzrisiko liegt beim Personaldienstleister
• Neben Profil können auch Staplerschein, Schweißernachweis, Kranschein etc. mit hochgeladen werden
• Erinnerungsfunktionen weisen den Bedarfsträger darauf hin, dass noch Profile zu prüfen sind (der Zeitrahmen wird dokumentiert und kann ggf. ausgewertet werden)
• Rückfragen, die Terminierung von Vorstellungsgesprächen, Probetagen und die Entscheidung wird über das VMS abgebildet, dokumentiert und ausgewertet.
• Etwaige Freigaberegelungen können im System hinterlegt werden und diese werden systematisch abgearbeitet
• Der Überlassungsvertrag (einheitlicher Vertrag für alle Dienstleister im Projekt) kann in den meisten Systemen rechtssicher elektronisch unterschrieben werden (Signatur über Karte oder über eine Transaktionsnummer via Handy)
• Fristenmanagement (Equal Pay, Höchstüberlassungsdauer etc.) und weitere Compliance Themen erfolgen systematisch
• Integrierte Zeitarbeiterbewertung und -archivierung (für erneute Einsätze hilfreich, aber auch zur Verhinderung des Drehtüreffekts)
• Digitale Archivierung aller relevanten Dokumente
• Rechtssichere Abmeldung von Zeitarbeitern
• Automatisierte Ermittlung einer Vielzahl von KPIs wie z.B. Performance-Kennziffern
• Zeitdaten werden über eine CSV-Schnittstelle eingespielt
• Rechnungsprüfung und Rechnungsvorschau bis hin zu einem Gutschrift-System zur Optimierung des Belegflusses, Basis für die Prüfung, ob die Rahmenvereinbarungen eingehalten werden

In der Praxis finden sich solche Systeme häufiger beim Einsatz eines Masters oder bei größeren Volumina. Die meisten nutzen ein VMS nur an der Oberfläche – so als ob man MS-Word nur als Schreibmaschine verwenden würde.