In meiner Beraterarbeit muss ich immer wieder sehen, dass HR-Abteilungen sehr knapp besetzt sind. 1,2 Kräfte für ein Unternehmen mit 150 Mitarbeiter konnte ich im letzten Monat näher betrachten. In Zeiten des Fachkräftemangels und vielen Veränderungen ist die Herausforderung HR so nahezu nicht zu bewältigen. Darüber hinaus soll die HR sich noch in strategische Fragen einbringen z. B. Digitalisierung, Industrie 4.0 und die Reise als Personalentwickler aktiv mitgestalten.

Betrachtet man sich die Prozesse, so fällt auf, dass Bewerbungen immer noch per Mail im Haus kursieren, DSGVO-konform??? Personalakten in Ordnern mit unklaren Zugriffsrechten??? Wenn die Lohnbuchhalterin krank ist oder im Urlaub ist es eine Herausforderung, die Abrechnungen pünktlich zu erstellen??? usw.

Für alle diese Beispiele gibt es technische Lösungen, nicht alle machen der HR das Leben leichter und man muss nicht alles digitalisieren. Ein externer Blick kann hier hilfreich sein um beispielsweise Routinetätigkeiten, laufend wiederkehrende Aufgaben, Terminüberwachungen eleganter zu gestalten (als Stichwort digitale Personalakte oder Bewerbermanagementsystem etc.). Auch die Antwort auf die Frage “muss ich das selbst tun” oder kann ich die Tätigkeit auch auslagern (z. B. Lohnabrechnung).

Auch die Prozesse rund um #Zeitarbeit lassen sich im Einsatzbetrieb schlank und effizient gestalten – mit und ohne technische Hilfsmittel. Auch hier steckt der Teufel im Detail. Es sind versteckte Kosten, die häufig keine Beachtung finden. Aber ein Blick lohnt, da die #Prozesskosten schnell 15-25 % von den Ausgaben für Zeitarbeit je nach Ausprägung der Prozesse haben können! Neben der Prozessoptimierung steht vor allem die Verbesserung der Besetzungssituation im Vordergrund.

Auch hier gilt, ein kritischer Blick von Außen kann hilfreich sein, denn kaum jemand ist gefeit von Betriebsblindheit, die hin und wieder den Blick auf das Machbare verstellt.